La ubicación, la escala y la naturaleza de la acción de una Organización determina sus Interesados, que esperan ser reconocidos como tales cuando el efecto de la acción de una Organización sobre ellos sea directo o inmediato.
Para que las organizaciones identifiquen a los interesados, los administradores deben responder a las siguientes preguntas:
¿Quiénes son los usuarios de nuestros productos o servicios? o ¿Quién participa en el proceso de diseño o producción? o ¿A quién informamos de nuestra actividad?
¿Quiénes son los que más afectan al desarrollo de nuestra actividad?
Una técnica fundamental en toda la aplicación del Plan de Responsabilidad Social Corporativa es la seriación de las partes interesadas. Se recomienda el uso de la técnica de la seriación, como forma de representación visual de la variedad de relaciones, directas e indirectas, de la Organización, su proximidad y fortaleza, y se debe considerar el establecimiento de prioridades, de acuerdo con los siguientes criterios:
Vincular a las organizaciones con las que la Organización tiene o tendrá obligaciones
(jurídicas, operacionales, financieras); o Influyen en las organizaciones que participan directamente en el logro de los objetivos fijados por la Organización, ya sean positivos o negativos;
Organizaciones de proximidad con las que hay una interacción directa; o Organizaciones dependientes que son directa o indirectamente de la Organización; o Organizaciones de representación que reclaman formal o informalmente y legítimamente la representación de otras personas.
Participación de los interesados paso a paso
Razones para la participación de los interesados
Al contemplar la participación de los interesados, la Organización podrá comprender mejor los efectos de sus acciones, lo que le permitirá ajustar sus valores, principios, misión, estrategia y adoptar medidas que conduzcan a un mayor éxito organizativo.
Los motivos de la participación de los interesados determinan la forma de participación y las expectativas de éstos, que pueden cambiar con el tiempo.
Sin embargo, es importante establecer el papel de cada interesado en el contexto general de la Organización:
¿Cuál es la función de los interesados en la Organización: es consultiva o participativa?
¿Está la Organización preparada para realizar los cambios como resultado de la participación de los interesados?
¿Se ajusta la acción requerida de los interesados a su grado de influencia?
Planificación del proceso de participación de los interesados
En esta etapa es crucial establecer los objetivos de la participación, es decir, lo que la Organización y las partes interesadas quieren y necesitan, y elaborar un plan.
El plan de participación debería:
Describa cada grupo de interesados y todos los subgrupos e identifique a las personas que se aseguren de ser representativas del grupo al que pertenecen;
Describa los procesos de participación existentes en la Organización, ya que pueden utilizarse como base para elaborar un enfoque más sistémico;
Cuando el proceso de participación existente tenga lugar en un contexto de certificación o de crisis, debería incluir a interlocutores representativos con autoridad jurídica y/o moral como interlocutores privilegiados en su grupo;
Describa la capacidad del grupo para participar en cuestiones específicas dentro del ámbito de actuación de la Organización;
Contemplar la posible necesidad de recursos de participación con el posible recurso a facilitadores;
Estipular para cada grupo de interesados el enfoque de participación más apropiado (entrevistas grupales o individuales, estudios, reuniones, juntas asesoras u otros). El enfoque elegido debe: reflejar los objetivos de la participación, la capacidad de los interesados, los costos que conlleva, las limitaciones de tiempo y la información cualitativa y cuantitativa disponible;
Evaluar la necesidad de involucrar la ayuda de un facilitador profesional en el proceso.
Iniciar el diálogo
Un espíritu de respeto y apertura aumentará las oportunidades de beneficio mutuo. Por lo tanto, los interesados, cuando se les invite, deben ser informados del grado de influencia y compromiso.
4. Mantener el diálogo y cumplir los compromisos
A falta de un enfoque estándar para cada grupo de interesados, es fundamental para el proceso de participación que ambas partes se pongan de acuerdo sobre el enfoque y los resultados resultantes. El diálogo debe mantenerse de conformidad con el proceso que se haya acordado.