Concepto general
Del griego "organon" que significa instrumento, utensilio, órgano o aquello con lo que se trabaja, se entiende por Organización una entidad social formada por dos o más personas que trabajan de forma coordinada, en un determinado entorno externo, con el fin de alcanzar un objetivo colectivo que implica la división de tareas y la asignación de responsabilidades.
Según el tipo de organización, hay una o un grupo de personas que desempeñan un papel fundamental en las funciones de dirección, planificación y control de los recursos: humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Se trata de estructuras en constante cambio, organismos sociales vivos.
La existencia y supervivencia de la Organización depende de cómo se relacione con su entorno. Como tal, la Organización debe estructurarse y racionalizarse de acuerdo con las condiciones y circunstancias de ese entorno.
Conceptos fundamentales
Acción coordinada
Una organización sólo existe cuando las personas se organizan, desarrollan sus acciones de manera coordinada y controlada por un líder para lograr un objetivo.
Recursos
Todos los medios disponibles y necesarios para llevar a cabo las acciones de la Organización son:
capital humano, recursos materiales, tecnológicos y financieros.
Afectación efectiva
La asignación de recursos, ya sea por escasez o por costo, debe ser eficaz y racionalizada.
Objetivos
Estos son los objetivos que las Organizaciones se han fijado y que validan la actividad de la Organización y su propia existencia.
Contexto
Todas las estructuras que rodean a la Organización influyen en su funcionamiento de manera directa o indirecta.
Tipos de organizaciones
La estructura de una organización puede ser formal o informal. Una organización formal está estructurada siguiendo normas internas. Una organización informal son las relaciones generadas espontáneamente entre las personas, resultado del propio funcionamiento y evolución de la organización.
La gran diferencia entre los diversos tipos de organización radica en los objetivos que persigue, ya sea para maximizar su valor (organizaciones empresariales) o para defender los intereses de un determinado grupo de personas (organizaciones no empresariales - asociaciones sindicales).
Tipos de organizaciones más comunes:
o Organizaciones empresariales; o Organizaciones religiosas; o Organizaciones gubernamentales; o Organizaciones sociales o culturales; o Organizaciones sin fines de lucro.
Medio Ambiente
Hoy en día una organización es cada vez más un sistema abierto al exterior, es decir, al entorno que la rodea. El entorno que la rodea afecta y condiciona el funcionamiento de la propia organización, pero también las organizaciones (especialmente las más grandes) influyen y afectan al entorno que las rodea.
En una organización coexisten dos tipos de entorno: el general y el específico.
Alrededores generales o Cultural: ideologías, valores, normas de la sociedad, relaciones entre el poder y la sociedad, racionalismo;
Tecnológico: nivel científico y tecnológico;
Educativo: nivel de alfabetización general de la población, nivel de especialización profesional y tecnológica;
Político: clima político general de la sociedad, grado de concentración y nivel de autoridad del poder político, naturaleza de la organización política, sistema político de partidos.
Jurídico: naturaleza de las leyes, forma y organización del poder judicial, sistema tributario; o Natural: naturaleza, cantidad y disponibilidad de los recursos naturales, condiciones meteorológicas; o Demográfico: naturaleza de los recursos humanos de que dispone la sociedad, pirámide de edades de la población, género, concentración/urbanización de la población;
Sociológica: estructura y movilidad de las clases, definición de los papeles y representación de los actores sociales, naturaleza y nivel de desarrollo de las organizaciones sociales.
Económica: estructura económica de la sociedad, incluido el tipo de organización económica (sector público, privado o cooperativo), sistema financiero y bancario; niveles de impuestos y sistema tributario; estructura del mercado, nivel de inversión en recursos físicos e intangibles, características del consumo y comportamiento de los consumidores, apertura del sistema económico al mundo exterior, participación en bloques económicos regionales e instituciones económicas internacionales.
En lo que respecta a los Entornos Específicos, se deben considerar los clientes y usuarios de la
Organización, los proveedores, los competidores, el aspecto político-legal y el científico-tecnológico.
Las organizaciones: Aspectos
Visión
La visión de una Organización comprende dos componentes principales: la ideología central y la visualización del futuro.
La ideología básica comprende la razón de la existencia, la visualización del futuro es lo que la Organización pretende lograr y crear.
Misión
La misión de una Organización corresponde al papel que desempeña en el mercado en el que opera, de acuerdo con un objetivo específico.
"Una empresa no se define por su nombre, su estatus o el producto que fabrica; se define por su misión. Sólo una definición clara de la misión es la razón de ser de la Organización y hace posible, clara y realista los objetivos de la empresa". Peter Drucker
Valores / Principios
Los principios son delimitaciones para el proceso de toma de decisiones y para el comportamiento de la Organización en el cumplimiento de su Misión. Deben estar redactados de forma clara y concisa, ser exhaustivos y reducidos en número para facilitar su asimilación.
Objetivos
Los objetivos son los resultados cuantitativos y cualitativos que la Organización debe alcanzar en un plazo determinado, en el contexto de su entorno, para cumplir su Misión. Son coherentes, viables, estimulantes, mensurables, claros, conocidos y acreditados por todos los miembros de la Organización.
Estrategias
Es la decisión de la acción de la Organización, considerando el medio ambiente, para lograr los objetivos, respetando los valores/principios y apuntando al cumplimiento de la misión.
Innovación en las organizaciones
Los métodos modernos de gestión, desarrollados para administrar organizaciones económicas, o empresas, también están empezando a aplicarse a otros tipos de organizaciones que no tienen fines de lucro y que se preocupan ya sea por el objetivo, dentro de la organización, de optimizar el uso de los recursos (eficiencia) o por el objetivo externo de lograr los fines y metas de servicio que forman parte de su objetivo social (eficacia).
Así pues, las empresas (debido a la presión competitiva de los beneficios), innovan en nuevos métodos e instrumentos de gestión y luego estas innovaciones se introducen en otras organizaciones.
Por otra parte, las preocupaciones sociales que antes sólo existían en las organizaciones sin fines de lucro se están incorporando cada vez más a las empresas de los países desarrollados.
Así pues, en el mundo actual, las Organizaciones no sólo tienen el objetivo de obtener beneficios, sino que tienen una responsabilidad social hacia la sociedad, porque si existe es porque hay un contrato social implícito entre la Organización y la sociedad. Es el concepto de Responsabilidad Social Corporativa.
En este contexto, hay una creciente convergencia entre las empresas y las organizaciones sin fines de lucro en lo que respecta a los métodos de gestión y la responsabilidad social.
Planificación estratégica
Formular estrategias es diseñar y seleccionar formas que conduzcan al logro de los objetivos de la Organización.
El propósito de la planificación estratégica de la organización puede definirse como el desarrollo de procesos, técnicas y medidas administrativas que proporcionen una solución viable para evaluar las consecuencias futuras de las decisiones presentes de acuerdo con los objetivos comerciales que faciliten la adopción de decisiones futuras de manera más rápida, coherente, eficiente y eficaz. La planificación tiende a reducir la incertidumbre del proceso de adopción de decisiones y, por consiguiente, aumenta las probabilidades de alcanzar los objetivos y los retos fijados para la Organización.