A localização, escala e natureza da ação de uma Organização determinam seus Stakeholders, que esperam ser reconhecidos como tal quando o efeito da ação de uma Organização sobre eles é direto ou imediato.
Para que as Organizações possam identificar os Stakeholders, os gestores devem responder as seguintes questões:
Quem são os usuários de nossos produtos ou serviços? o Quem participa do projeto ou do processo de produção? o A quem reportamos nossa atividade?
Quem mais afeta o desenvolvimento da nossa atividade?
Uma técnica fundamental em toda a implementação do Plano de Responsabilidade Social Empresarial é a seriação dos Stakeholders. A utilização da técnica de mapeamento é recomendada, como forma de representação visual da variedade de relações, diretas e indiretas, da Organização, sua proximidade e força, devendo ser considerado o estabelecimento de prioridades, de acordo com os seguintes critérios o Vincular Organizações às quais a Organização tem ou terá obrigações (legais, operacionais, financeiras);
Influenciar Organizações que tenham um envolvimento direto na realização dos objetivos estabelecidos pela Organização, sejam eles positivos ou negativos;
Organizações de Proximidade com as quais há interação direta; o Organizações de Dependência que são, direta ou indiretamente, da Organização; o Representação Organizações que, formal ou informalmente e legitimamente, reclamam a representação de outros indivíduos.
Envolvimento Passo-a-Passo dos Stakeholders
Razões para o Envolvimento dos Stakeholders
Ao contemplar o envolvimento dos Stakeholders, a Organização poderá compreender melhor os impactos de suas ações, permitindo assim ajustar seus valores, princípios, missão, estratégia e adotar ações que conduzam a um maior sucesso organizacional.
Os motivos do envolvimento das partes interessadas determinam a forma de envolvimento e as expectativas das partes interessadas, que podem mudar com o tempo.
Entretanto, é importante estabelecer o papel de cada Stakeholder no contexto geral da Organização:
Qual é o papel dos Stakeholders na Organização: é consultiva ou participativa?
A Organização está preparada para fazer as mudanças como resultado do envolvimento dos Stakeholders?
A ação exigida dos Stakeholders está ajustada ao seu grau de influência?
Planejamento do Processo de Envolvimento dos Stakeholders
Nesta etapa é fundamental estabelecer os objetivos do envolvimento, ou seja, o que a Organização e as partes interessadas querem e precisam, e desenvolver um plano.
O plano de envolvimento deve:
Descrever cada grupo de participantes e todos os subgrupos e identificar indivíduos assegurando que são representativos do grupo ao qual pertencem;
Descrever os processos de engajamento existentes na Organização, pois estes podem ser utilizados como base para o desenvolvimento de uma abordagem mais sistêmica;
Quando o processo de envolvimento existente ocorre em um contexto de certificação ou crise, deve incluir interlocutores representativos com autoridade legal e/ou moral como interlocutores privilegiados em seu grupo;
Descrever a capacidade do grupo de se engajar em questões específicas dentro do escopo de atuação da Organização;
Contemplar a possível necessidade de recursos para participação com possível recurso a facilitadores;
Estipular para cada grupo de stakeholders a abordagem de engajamento mais apropriada
(entrevistas em grupo ou individuais, estudos, reuniões, conselhos consultivos, ou outros).
A abordagem escolhida deve: refletir os objetivos do envolvimento, a capacidade dos Stakeholders, os custos envolvidos, restrições de tempo e informações qualitativas e quantitativas disponíveis;
Avaliar a necessidade de envolver a ajuda de um facilitador profissional no processo.
Iniciar o diálogo
Um espírito de respeito e abertura aumentará as oportunidades para o benefício mútuo. Portanto, as partes interessadas, quando convidadas, devem ser informadas sobre o grau de influência e
comprometimento.
Manter o diálogo e cumprir compromissos
Na ausência de uma abordagem padrão para cada grupo de partes interessadas, é fundamental para o processo de engajamento que ambas as partes estejam de acordo sobre a abordagem e os resultados resultantes. O diálogo deve ser mantido de acordo com o processo que tenha sido acordado.