Le lieu, l'échelle et la nature de l'action d'une organisation déterminent ses parties prenantes, qui s'attendent à être reconnues comme telles lorsque l'effet de l'action d'une organisation sur elles est direct ou immédiat.
Pour que les organisations puissent identifier les parties prenantes, les responsables doivent répondre aux questions suivantes :
Qui sont les utilisateurs de nos produits ou services ? o Qui participe au processus de conception ou de production ? o À qui devons-nous rendre compte de notre activité ? o Qui affecte le plus le développement de notre activité ?
Une technique fondamentale dans toute la mise en œuvre du plan de responsabilité sociale des entreprises est la sériation des parties prenantes. L'utilisation de la technique de la cartographie est recommandée, comme une forme de représentation visuelle de la variété des relations, directes et indirectes, de l'Organisation, sa proximité et sa force, et l'établissement de priorités doit être envisagé, selon les critères suivants :
Lier les organisations avec lesquelles l'Organisation a ou aura des obligations (juridiques, opérationnelles, financières) ;
Influencer les organisations qui ont une implication directe dans la réalisation des objectifs fixés par l'Organisation, qu'elle soit positive ou négative ;
Organisations de proximité avec lesquelles il existe une interaction directe ; o Les organisations de dépendance qui sont directement ou indirectement de l'Organisation ; o Représentation Organisations qui revendiquent formellement ou informellement et légitimement la représentation d'autres personnes.
Participation des parties prenantes étape par étape
Raisons de l'implication des parties prenantes
En envisageant la participation des parties prenantes, l'Organisation sera en mesure de mieux comprendre les impacts de ses actions, ce qui lui permettra d'ajuster ses valeurs, ses principes, sa mission, sa stratégie et d'adopter des actions qui conduisent à une plus grande réussite organisationnelle.
Les raisons de la participation des parties prenantes déterminent la forme de cette participation et les attentes des parties prenantes, qui peuvent évoluer dans le temps.
Toutefois, il est important d'établir le rôle de chaque partie prenante dans le contexte global de l'Organisation :
Quel est le rôle des parties prenantes dans l'organisation : est-il consultatif ou participatif ?
L'organisation est-elle prête à apporter les changements résultant de la participation des parties prenantes ?
L'action requise des parties prenantes est-elle adaptée à leur degré d'influence ?
Planification du processus d'implication des parties prenantes
À ce stade, il est crucial de définir les objectifs de la participation, c'est-à-dire ce que l'Organisation et les parties prenantes veulent et ce dont elles ont besoin, et d'élaborer un plan.
Le plan de participation devrait :
Décrivez chaque groupe d'acteurs et tous les sous-groupes et identifiez les personnes en veillant à ce qu'elles soient représentatives du groupe auquel elles appartiennent ;
Décrire les processus d'engagement existants au sein de l'Organisation, car ils peuvent servir de base à l'élaboration d'une approche plus systémique ;
Lorsque le processus de participation existant se déroule dans un contexte de certification ou de crise, il doit inclure des interlocuteurs représentatifs ayant une autorité juridique et/ou morale en tant qu'interlocuteurs privilégiés dans leur groupe ;
Décrivez la capacité du groupe à s'engager sur des questions spécifiques dans le cadre du champ d'action de l'Organisation ;
Envisager le besoin éventuel de ressources de participation avec un éventuel recours à des facilitateurs ;
Stipulez pour chaque groupe de parties prenantes l'approche d'engagement la plus appropriée (entretiens de groupe ou individuels, études, réunions, conseils consultatifs, ou autres). L'approche choisie devrait : refléter les objectifs de la participation, la capacité des parties prenantes, les coûts impliqués, les contraintes de temps et les informations qualitatives et quantitatives disponibles ;
Évaluer la nécessité d'impliquer l'aide d'un facilitateur professionnel dans le processus.
Engager le dialogue
Un esprit de respect et d'ouverture augmentera les possibilités d'avantages mutuels. Par conséquent, les parties prenantes, lorsqu'elles sont invitées, doivent être informées du degré d'influence et d'engagement.
Maintenir le dialogue et respecter les engagements
En l'absence d'une approche standard pour chaque groupe de parties prenantes, il est fondamental pour le processus d'engagement que les deux parties s'accordent sur l'approche et les résultats qui en découlent. Le dialogue doit être maintenu conformément au processus qui a été convenu.