A localização, escala e natureza da acção de uma Organização determina as suas Partes Interessadas, que esperam ser reconhecidas enquanto tal quando, o efeito da acção de uma Organização sobre elas é directo ou imediato.

Para as Organizações identificarem as Partes Interessadas os gestores devem responder às seguintes questões:

• Quem são os utilizadores dos nossos produtos ou serviços?

• Quem participa no processo de concepção ou produção?

• A quem prestamos contas da nossa actividade?

• A quem mais afecta o desenvolvimento da nossa actividade?

Uma técnica fundamental a toda a implementação do Plano de Responsabilidade Social Empresarial é a seriação das Partes Interessadas. Recomenda-se o uso da técnica de mapeamento, forma de representação visual da variedade de relações, directas e indirectas, da Organização, a sua proximidade e a sua força devendo ser considerada o estabelecimento de prioridades, em função dos seguintes critérios:

• Vínculo

Organizações para com as quais a Organização tem ou terá obrigações (legais, operacionais, financeiras);

• Influência

Organizações que têm implicação directa na concretização dos objectivos estabelecidos pela Organização, quer seja positiva ou negativamente;

• Proximidade

Organizações com as quais há interacção directa;

• Dependência

Organizações que estão directa ou indirecta da Organização;

• Representação

Organizações que formal ou informalmente e legitimadas reclamam a representação de outros indivíduos.

O Envolvimento das Parte Interessadas passo-a-passo

1- Razões para o envolvimento das Partes Interessadas

Ao contemplar o envolvimento das Partes Interessadas a Organização estará apta a conhecer melhor os impactes das suas acções permitindo-lhe assim ajustar os seus valores, princípios, missão, estratégia e adoptando acções que conduzem a um maior sucesso Organizacional.

As razões para o envolvimento das Partes Interessadas determinam a forma de envolvimento e as expectativas das Partes Interessadas, as quais podem mudar ao longo do tempo.

Contudo, é importante estabelecer o papel de cada Parte Interessada no contexto global da Organização:

• Qual o papel das Partes Interessadas na Organização: é consultivo ou participativo?

• A Organização está preparada para efectuar as mudanças fruto do envolvimento das Partes Interessadas?

• A acção requerida às Partes Interessadas está ajustada ao seu grau de influência? 

2- Planificar o processo de envolvimento das Partes Interessadas 

Nesta fase é crucial estabelecer os objectivos do envolvimento, ou seja, o que a Organização e as Partes Interessas pretendem e necessitam deste envolvimento e elaborar um plano.

O plano de envolvimento deve:

• Descrever cada grupo de Partes Interessadas e todos os subgrupos e identificando os indivíduos garantindo que os mesmos são representativos do grupo em que se inserem;

• Descrever processos de envolvimento já existentes na Organização, uma vez que estes podem ser usados como base para o desenvolvimento de uma abordagem mais sistémica;

• Quando o processo de envolvimento já existente ocorre num contexto de certificação ou de crise, deve incluir interlocutores representativos detentores de autoridade legal e/ou moral enquanto interlocutores privilegiados, no seu grupo;

• Descrever a capacidade do grupo em envolver-se em assuntos específicos no âmbito de actuação da Organização;

• Contemplar a eventual necessidade de recursos de participação com eventual recurso a facilitadores;

• Estipular para cada grupo de Partes Interessadas a abordagem de envolvimento mais adequada (entrevistas de grupo ou individuais, estudos, reuniões, conselhos consultivos, ou outros). A abordagem escolhida deve: reflectir os objectivos do envolvimento, a capacidade das Partes Interessadas, os custos envolvidos, as limitações de tempo e a informação qualitativa e quantitativa disponível;

• Avaliar a necessidade de envolver no processo a ajuda de um facilitador profissional.

3- Iniciar o diálogo

Um espírito de respeito e abertura irá aumentar as oportunidades de benefício mútuo. Assim, as Partes Interessadas, ao serem convidadas, devem estar informadas do grau de influência e de compromisso.

4- Manter o diálogo e cumprir os compromissos
Não existindo uma abordagem-tipo para cada grupo de Partes Interessadas, é fundamental para o processo de envolvimento que ambas as partes estejam de acordo sobre a abordagem e os resultados daí resultantes. O diálogo deve ser mantido de acordo com o processo que foi aprovado.